Jak archiwizować dokumenty w swojej firmie?

Prawidłowe przechowywanie dokumentów zapewnia szybki dostęp do najważniejszych umów i faktur, a przede wszystkim chroni firmę przed konsekwencjami prawnymi. Nie trać czasu na chaotyczne poszukiwania papierów i stwórz czytelny system, który usprawni codzienne funkcjonowanie oraz zoptymalizuje obieg informacji. Przekonaj się, jak zorganizować firmowe archiwum bez zbędnych komplikacji.

Najważniejsze informacje

• Przepisy prawa określają terminy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji (np. akta księgowe przez 5 lat).
• Bezpieczeństwo danych wymaga ochrony nośników papierowych przed wilgocią, promieniami słonecznymi i dostępem osób niepowołanych.
• Usuwanie metalowych zszywek i plastikowych koszulek przed włożeniem akt do kartonów skutecznie zapobiega niszczeniu papieru.
• Wytrzymałe pudła z tektury falistej, pojemniki oraz tekturowe przekładki pozwalają zbudować bezpieczny i przejrzysty system archiwizacji. 

Jak archiwizować dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami?

Archiwizacja w firmie nie polega na swobodnym odkładaniu papierów na wolną półkę. Prawo precyzyjnie określa, jak długo musisz przechowywać konkretne akta. Dokumentację dzieli się na dwie główne kategorie: A (wieczysta) oraz B (czasowa), gdzie przy literze B znajduje się cyfra oznaczająca minimalną liczbę lat przechowywania.

Większość bieżącej dokumentacji firmowej należy do kategorii B. Przykładem mogą być akta pracownicze, które w zależności od daty zatrudnienia pracownika, przechowuje się przez 10 lub 50 lat. Należy również pamiętać o wytycznych RODO. Dokumenty zawierające dane osobowe klientów i pracowników muszą być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich. Oznacza to konieczność korzystania z zamykanych szaf lub specjalnego pomieszczenia o odpowiedniej wilgotności i temperaturze.

Archiwizowanie dokumentów księgowych krok po kroku

Dokumenty finansowe, takie jak faktury VAT, rachunki czy wyciągi bankowe, to zazwyczaj najszybciej rosnąca część firmowego archiwum. Przechowuje się je przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jak wygląda proces ich segregowania?

1. Bieżąca segregacja

Podziel dokumenty na miesiące i konkretne rodzaje (np. faktury sprzedażowe, faktury kosztowe, wyciągi bankowe, dokumentacja ZUS).

1. Weryfikacja kompletności

Przed zamknięciem danego miesiąca lub roku upewnij się, że w dokumentacji nie ma luk, a wszystkie wymagane załączniki są na swoim miejscu.

1. Oznaczanie nośników

Każdy segregator lub teczka musi posiadać czytelną etykietę. Zapisz na niej pełną nazwę firmy, rok obrotowy, rodzaj dokumentów oraz symbol kategorii archiwalnej (np. B5).

1. Przeniesienie do archiwum

Zamknięte i dokładnie opisane okresy księgowe przenieś z biurka do zbiorczych pudeł archiwizacyjnych, aby zwolnić cenną przestrzeń biurową na bieżącą pracę.

Jak przygotować dokumenty do archiwizacji?

• Zanim zarchiwizujesz teczkę, usuń z dokumentów wszystkie elementy metalowe. Zszywki, klipsy i spinacze z czasem rdzewieją, co prowadzi do trwałego zabrudzenia i fizycznego uszkodzenia kartek. 
• Wyjmij również ważne umowy i faktury z plastikowych koszulek. Tworzywa sztuczne mogą wchodzić w reakcję z tonerem lub atramentem druku, powodując powolne rozmazywanie się tekstu. 
• Poszczególne luźne kartki najlepiej układać chronologicznie i umieszczać bezpośrednio w papierowych skoroszytach lub wiązanych teczkach.

Jakie opakowania wykorzystać do przechowywania dokumentacji?

To, w czym przechowujesz dokumenty, ma bezpośredni wpływ na wygodę codziennej pracy i bezpieczeństwo zgromadzonych akt. Korzystanie z przemyślanego systemu pojemników i pudeł archiwizacyjnych pozwala uniknąć chaosu, a odnalezienie potrzebnej umowy staje się kwestią kilku sekund. 

W ofercie Pafit znajdziesz sprawdzone rozwiązania ułatwiające proces archiwizacji.

• Pudła i kartony archiwizacyjne z tektury falistej są lekkie i jednocześnie wytrzymałe, co pozwala na bezpieczne układanie opakowań jedno na drugim. Mają wygodne uchwyty na dłonie oraz obszerne, nadrukowane tabele do opisu zawartości.
• Większe kartony klapowe to rozwiązanie idealne do archiwizowania całych segregatorów, bez konieczności ich wcześniejszego opróżniania. Skutecznie chronią grzbiety i mechanizmy przed osiadającym kurzem oraz blaknięciem pod wpływem światła.

Solidne, tekturowe opakowanie to gwarancja, że podczas ewentualnej przeprowadzki biura lub niespodziewanej kontroli urzędowej, wszystkie najważniejsze dokumenty będą bezpieczne i dostępne.

Najczęściej zadawane pytania