Jak archiwizować dokumenty w swojej firmie?

Rozwijająca się firma prędzej czy później może zmierzyć się z podobnym problemem: brakiem miejsca na kolejne segregatory i rosnącymi stertami papierów. Warto więc wcześniej wdrożyć sprawdzony system przechowywania dokumentacji. Zobacz, jak praktycznie uporządkować firmowe akta i zapewnić im odpowiednie zabezpieczenie.

Najważniejsze informacje

• Przemyślany podział dokumentów, na przykład według lat kalendarzowych i rodzaju spraw, ułatwia stworzenie przejrzystego archiwum.
• Przechowywanie dokumentacji w odpowiednio dobranych opakowaniach tekturowych pomaga chronić ją m.in. przed osiadającym kurzem oraz blaknięciem pod wpływem światła.
• W optymalizacji przestrzeni biurowej pomocne mogą okazać się wytrzymałe pudła archiwizacyjne, które przy odpowiedniej konstrukcji pozwalają na optymalne zagospodarowanie przestrzeni poprzez piętrowanie. 
• Dopasowanie rozmiaru i rodzaju kartonu ułatwia organizację i przechowywanie zarówno luźnych akt, jak i całych segregatorów.
• Czytelne opisanie pudeł (np. dzięki nadrukowanym tabelom) ułatwia i zazwyczaj znacznie przyspiesza odnajdywanie potrzebnych dokumentów w przyszłości.

Jak archiwizować dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami?

Okres przechowywania dokumentów w firmie zależy od ich rodzaju oraz przepisów, które mają do nich zastosowanie. W przypadku dokumentacji podatkowej wiele dokumentów przechowuje się do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który co do zasady wynosi 5 lat. W przypadku dokumentacji pracowniczej okres przechowywania zależy m.in. od daty nawiązania stosunku pracy i spełnienia określonych obowiązków przez pracodawcę.

 Z praktycznego punktu widzenia istotne jest przechowywanie dokumentacji w warunkach, które zabezpieczą ją przed zniszczeniem, utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych. Odpowiednio dobrane opakowanie może pomóc w uporządkowaniu i ochronie dokumentów przed czynnikami zewnętrznymi.

Archiwizowanie dokumentów księgowych krok po kroku

Proces archiwizacji nie musi być chaotyczny, jeśli rozłożysz go na kilka prostych etapów.

Grupowanie i selekcja

Rozdziel dokumentację według miesięcy i konkretnych rodzajów, jak np. faktury kosztowe, faktury sprzedażowe, wyciągi bankowe czy dokumentacja ZUS.

Weryfikacja kompletności

Zanim zamkniesz dany okres, sprawdź, czy w dokumentacji nie ma luk i czy wszystkie załączniki są na swoim miejscu.

Oznaczanie nośników

Każda teczka i każdy segregator powinny posiadać czytelną etykietę, na której zapiszesz pełną nazwę firmy, rok obrotowy, rodzaj dokumentów.

Przeniesienie do archiwum

Zamknięte i opisane okresy księgowe umieść w zbiorczych pudłach archiwizacyjnych. W ten sposób zwolnisz cenną przestrzeń biurową.

Jak przygotować dokumenty do archiwizacji?

• Jeśli archiwizujesz dokumenty luzem, wyjmij ważne umowy i faktury z foliowych koszulek. Tworzywa sztuczne mogą wchodzić w reakcję z drukiem, powodując jego rozmazywanie. 
• Warto też usunąć zbędne spinacze, klipsy czy metalowe zszywki, które pod wpływem wilgoci mogą rdzewieć, prowadząc do trwałego zabrudzenia i uszkodzenia kartek. 
• Poszczególne luźne kartki najlepiej układać chronologicznie i umieszczać bezpośrednio w papierowych skoroszytach lub wiązanych teczkach.

Jakie opakowania wykorzystać do przechowywania dokumentacji?

Zaczęło brakować Ci miejsca na kolejne segregatory na biurowych półkach? W ofercie sklepu Pafit znajdziesz kartony, które spełnią Twoje potrzeby związane z firmowym archiwum.

Ochrona przed kurzem i światłem 

Większe kartony klapowe mogą pomóc ograniczyć osadzanie się kurzu na przechowywanych dokumentach i materiałach biurowych. Zamknięte opakowanie dodatkowo ogranicza ich bezpośrednią ekspozycję na światło.

Wygodne przechowywanie różnych materiałów

Do archiwizacji dokumentów, broszur czy innych materiałów papierowych można wykorzystać kartony archiwizacyjne z wiekiem. W przypadku większych zbiorów, całych segregatorów lub materiałów o mniej typowym formacie przydatne mogą być również odpowiednio dobrane kartony klapowe.

Czytelne oznaczanie zawartości

Kartony archiwizacyjne z nadrukowanymi polami do opisu ułatwiają oznaczanie przechowywanych materiałów. Możesz wskazać na nich np. rodzaj dokumentacji, zakres dat czy inne informacje potrzebne do późniejszego odnalezienia zawartości.

Jak dobrać opakowanie do rodzaju dokumentacji?

Przy wyborze kartonu warto wziąć pod uwagę przede wszystkim rodzaj i ilość przechowywanych materiałów oraz ich format. 

Do uporządkowania dokumentów w formacie A4 można wykorzystać pudełko archiwizacyjne fasonowe z miejscem na opis zawartości. Większe zbiory dokumentów lub całe segregatory można natomiast przechowywać w odpowiednio dobranych kartonach archiwizacyjnych z wiekiem albo kartonach klapowych. W przypadku mniejszych zestawów materiałów sprawdzą się również kartony klapowe o mniejszych wymiarach. 

Źródła:

1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, art. 73–74, https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/120/text.html (dostęp: 29.09.2026).
2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, art. 70,https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/622/ogl (dostęp: 07.10.2026). 
3. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, „Dokumentacja pracownicza”, https://www.gov.pl/web/rodzina/akta-osobowe (dostęp: 29.09.2026).
4. Archiwa Państwowe, „Przechowywanie archiwaliów”, https://archiwa.gov.pl/poznaj/zabezpieczanie-archiwaliow/przechowywanie-archiwaliow/ (dostęp: 29.09.2026).
5. Archiwa Państwowe, „Zasady postępowania z materiałami archiwalnymi. Ochrona zasobu archiwalnego”, https://archiwa.gov.pl/wp-content/uploads/2022/02/zasady-postepowania-z-materialami-archiwalnymi-ochrona-zasobu-archiwalnego.pdf (dostęp: 29.09.2026).

Najczęściej zadawane pytania